Комунікації в епоху інтернету не обходяться без електронної пошти, а email при всій своїй потужності і користі часто вселяє раптовий жах оптимістичним і щасливим людям. Ось особисті правила, які допомагають його заглушити.
У своїй новій книзі How Google Works голова ради директорів Google, колишній CEO компанії Ерік Шмідт і колишній старший віце-президент по продуктах Джонатан Розенберг діляться важливими правилами: як справжні професіонали ведуть листування.
1. Відповідати швидко. На одних людей можна сподіватися: вони швидко відповідають на листи. А інші - ні. Прагніть бути одним з перших. Більшість найблискучіших - і самих зайнятих - професіоналів швидко реагують на листи, причому на будь-які листи, а не тільки від кількох обраних. Це задає позитивний зворотний зв'язок: ваші колеги будуть більш охоче підключати вас до важливих дискусій і рішенням, і подібна швидка реакція підкріплює "плоску", Мерітократичну культуру в компанії. Відповіді можуть бути короткими. Наш улюблений - "ясно". І коли ви впевнені у своїй здатності відповідати швидко, ви можете також розповісти людям, що саме означає відсутність відповіді. У нашому випадку це зазвичай "ясно, продовжуйте". А ось у більшості людей відсутність відповіді означає: "У мене повно всього, і я не знаю, коли я доберуся до вашого листа (доберуся взагалі?), Так що якщо вам потрібен зворотний зв'язок, побудьте ще в цій порожнечі. І ще ви мені не подобаєтеся ".
2. У email важливе кожне слово, а безглузда проза не потрібна. Виражайтеся чітко, ясно позначайте проблеми. Це вимагає зазвичай більше часу. Доводиться написати чернетку, потім пройтися по ній і видалити всі зайві слова. Покійний Елмор Леонард так відповів на питання про причини його письменницького успіху: "Я викреслюю моменти, які люди пропускають". У більшості листів повно моментів, які люди пропускають.
3. Постійно очищайте папку "Вхідні". Скільки часу ви проводите, роздивляючись свій ящик і намагаючись зрозуміти, на який лист відповісти спочатку? Скільки часу ви проводите, відкриваючи і читаючи листи, які ви вже читали, але на які не стали відразу відповідати? Весь цей час йде даремно. Коли ви відкриваєте новий лист, є кілька варіантів: прочитати трохи і зрозуміти, читати далі не варто; прочитати і відразу відреагувати; прочитати і відреагувати пізніше; прочитати пізніше. Відразу зробіть вибір, але краще з двох перших варіантів. Якщо ви прочитали лист і знаєте, що треба зробити, відразу зробіть це. Інакше ви прирікаєте себе на перечитування. Якщо ви робите все це правильно, ваш поштовий ящик перетворюється в список найбільш складних питань, тим, які вимагають роздуми (позначайте їх "до виконання" або зірочкою), плюс трохи нетермінових листів на прочитання потім). Щоб усі листи не перепливали в папку "до виконання", потрібно кожен день розправлятися з усім, що потрапляє туди. Це хороше заняття на вечір. Треба намагатися звести список до нуля або, принаймні, не більше ніж до п'яти пунктів.
4. Спочатку читайте останні листи.
5. Пам'ятайте, ви - маршрутизатор. Отримавши листа з корисною інформацією, подумайте, кому ще вона може бути корисна. В кінці дня подумки пробіжіться за отриманими листами і запитайте себе: "Що мені слід було б переслати комусь?"
6. Обережніше з прихованими копіями! Зазвичай це означає, що ви намагаєтеся щось приховати, а це шкідливо і в прозорій корпоративній культурі може бути ризиковано. Ставте людину в копію явно або не ставте зовсім. Єдиний випадок, коли це може стати в нагоді - якщо ви когось видаляєте з листування. Натискаючи "відповісти всім" в довгому листуванні, перенесіть людей, яким це більше не важливо, в поле bcc, і позначте це прямо в тексті листа. Їм буде приємно.
7. Не кричіть. Якщо відчуваєте потребу покричати, зробіть це особисто. В електронному вигляді це ЗАНАДТО ПРОСТО.
8. Спростіть собі відстеження листів. Коли ви посилаєте комусь лист із завданням, яке хочете відстежити, поставте себе в копію, а потім позначте цей лист. Тоді буде легко знайти і перевірити справи, які ще не зроблені. Просто перешліть початкове лист з питанням: "Вже зроблено?"
9. Допоможіть собі в майбутньому з пошуком. Якщо ви отримуєте лист, який, можливо, треба буде згадати потім, перешліть його собі з кількома ключовими словами, що описують його. Запитайте себе: "Як я буду шукати цей лист потім?" Це зручно не тільки для листів, але і для цінних документів. Джонатан сканує сімейні паспорти, водійські права і страховки і відправляє їх собі листом з ключовими словами. Якщо під час поїздки щось з них загубиться, копію легко знайти в пошті.
